«Виртуальный офис» - услуга для столичного бизнеса не новая, однако именно сейчас она выходит на новый качественный уровень, учитывая индивидуальные особенности клиентов. На западе «виртуальные офисы» - целая индустрия, в России же они пока набирают обороты.

Российский рынок явление динамичное и непредсказуемое. Поэтому западные компании, прежде чем начать свою деятельность в нашей стране, долгое время присматриваются, прежде чем открыть свое представительство. «Прощупывая почву» в России они зачастую используют именно «виртуальный офис», и отечественные компании, оказывая эту услугу, стремятся к европейским стандартам.

Что такое виртуальный офис? Это – городской номер телефона, адрес в престижном бизнес-центре столицы, хорошо обученный секретарь, владеющий иностранными языками, прием и отправление факсов, электронной почты, писем. По словам Натальи Кутеригиной, представителя «Регус Бизнес центра», который предоставляет такие услуги, когда звонит телефон, на экране компьютера секретаря высвечивается название компании и информация о ней. Секретарь в зависимости от инструкций переадресовывает звонок на мобильный или любой другой телефон клиента или записывает сообщение.

Услуга эта, по сравнению с арендой реального офиса, недорогая – 250-300 долларов в месяц, так как один секретарь обслуживает одновременно несколько компаний. Однако, несмотря на название, офис может стать вполне реальным. За 40-50 долларов США в час клиент виртуального офиса может снять в том же бизнес-центре комнату переговоров или рабочий кабинет, куда можно пригласить посетителей. Можно заказать и табличку с названием компании или именем ее представителя, которую поместят на выбранный кабинет, а персонал бизнес-центра постарается создать впечатление действующего офиса.

Российские компании все более активно прибегают к помощи «виртуальных офисов», однако пока, по словам представителя бизнес-центра «Миллениум Хаус» Ирины Семировой, процент этих компаний невелик.

В основном, виртуальные офисы пользуются популярностью у небольших фирм, которым не выгодно снимать реальный офис, а также у тех компаний, которые меняют месторасположение и при этом не хотят терять своих клиентов. По словам генерального директора компании «Нутрифарм» Максима Уварова, до открытия реального офиса компания пользовалась услугой «виртуальный офис». Это позволило значительно сэкономить на начальном этапе развития компании, а также определить, сколько человек нужно нанять для работы реального офиса.

Компаний, предоставляющих услуги виртуальных офисов в Москве немного: ряд риэлторских фирм, крупные бизнес-центры, такие как «Миллениум Хаус», «Регус – Бизнес Центр», и некоторые  телефонные провайдеры. Последние специализируются больше на предоставлении услуг call-centre. Но их число постоянно увеличивается. В регионах таких услуг пока нет, но клиентов услуг из регионов много.

На сегодняшний день главное отличие российских «виртуальных офисов» от европейских – стандартный набор услуг. На западе практикуется индивидуальный подход к клиенту, когда можно выбрать оптимальную работу виртуального офиса, учитывая специфику компании – клиента. В Лондоне существуют бизнес-центры, которые предоставляют исключительно услуги виртуальных офисов, реальных офисов в таких бизнес-центрах не располагается. В своей работе  компании, предоставляющие такие услуги, используют специальные компьютерные программы, позволяющие оптимизировать технические процессы и повысить качество услуг. В России такие программы пока не используют. Однако, по словам Ирины Семировой переговоры о приобретении подобных программ уже ведутся. Их внедрение в работу российских виртуальных офисов будет способствовать значительному  улучшению качества обслуживания.